Microsoft ha progettato Office e Office 365 con criteri di privacy

Microsoft ha progettato Office e Office 365 con criteri di privacy e misure di sicurezza leader di settore per proteggere tutti i tuoi dati nel cloud, incluse le categorie di dati personali specificate dal GDPR. Office e Office 365 possono supportarti lungo il percorso verso la riduzione dei rischi e la realizzazione della conformità al GDPR.

Un passaggio essenziale per il rispetto degli obblighi del GDPR consiste nell’individuare e controllare i dati personali in tuo possesso e la posizione in cui si trovano. Sono disponibili numerose soluzioni di Office 365 che possono aiutarti a identificare o gestire l’accesso ai dati personali:

  • La prevenzione della perdita dei dati in Office e Office 365 è in grado di identificare oltre 80 tipi di dati sensibili comuni, tra cui le informazioni finanziarie, mediche e personali. La prevenzione della perdita dei dati permette inoltre alle aziende di definire come agire in risposta all’identificazione, per proteggere le informazioni riservate e prevenirne la divulgazione accidentale.
  • La funzionalità Governance avanzata dei dati sfrutta le informazioni approfondite di intelligence ed elaborazione assistita per aiutarti a trovare, classificare, definire e gestire il ciclo di vita dei dati più importanti per la tua azienda, nonché a definire criteri appositi.
  • La ricerca di Office 365 Advanced eDiscovery ti permette di trovare testo e metadati nel contenuto di tutti gli asset di Office 365, come SharePoint Online, OneDrive for Business, Skype for Business Online ed Exchange Online. Poiché usa tecnologie di machine learning, Office 365 Advanced eDiscovery può aiutarti anche a identificare i documenti correlati a un determinato argomento, ad esempio un’indagine sulla conformità, in modo veloce e più preciso rispetto alle tradizionali ricerche per parole chiave o alle revisioni manuali di grandi quantità di documenti.
  • Customer Lockbox per Office 365 può aiutarti a soddisfare gli obblighi di conformità relativi all’autorizzazione esplicita all’accesso ai dati durante le operazioni dei servizi. Quando un tecnico di servizio Microsoft ha bisogno di accedere ai tuoi dati, il controllo dell’accesso viene esteso a te in modo che tu possa garantirne l’approvazione finale. Le azioni intraprese sono registrate e rese accessibili a te, in modo che possano essere controllate.

Un altro requisito essenziale del GDPR è la protezione dei dati personali dalle minacce per la sicurezza. Le attuali funzionalità di Office 365 per la protezione dei dati e l’identificazione delle violazioni includono:

  • Advanced Threat Protection di Exchange Online Protection ti aiuta a proteggere l’e-mail da nuovi e sofisticati attacchi malware in tempo reale. Ti permette inoltre di creare criteri che aiutano gli utenti a prevenire l’accesso ad allegati o siti Web dannosi inviati tramite e-mail.
  • L’intelligence per le minacce ti aiuta a individuare e a proteggerti in modo proattivo da minacce avanzate in Office 365. Informazioni approfondite sulle minacce, disponibili grazie alla presenza di Microsoft a livello globale, Intelligent Security Graph e l’input fornito dai cacciatori di minacce informatiche ti aiutano a ottenere in modo rapido ed efficace avvisi, criteri e soluzioni per la sicurezza.
  • Advanced Security Management ti permette di identificare l’utilizzo anomalo e ad alto rischio, segnalandoti le potenziali minacce. Puoi anche configurare criteri di attività per monitorare e affrontare le azioni ad alto rischio.
  • Infine, i log di controllo di Office 365 ti permettono di monitorare e rilevare le attività di utenti e amministratori tra diversi carichi di lavoro in Office 365, per individuare ed esaminare tempestivamente i problemi di sicurezza e conformità.

Per maggiori informazioni, visita il Centro protezione di Office 365.

Regolamento GDPR UE 2016/679 generale sulla protezione dei dati

Il regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR, General Data Protection Regulation- Regolamento UE 2016/679) è un Regolamento con il quale la Commissione europea intende rafforzare e rendere più omogenea la protezione dei dati personali di cittadini dell’Unione Europea e dei residenti nell’Unione Europea, sia all’interno che all’esterno dei confini dell’Unione europea (UE). Il testo, pubblicato su Gazzetta Ufficiale Europea il 4 maggio 2016 ed entrato in vigore il 25 maggio dello stesso anno, inizierà ad avere efficacia il 25 maggio 2018.

Il testo affronta anche il tema dell’esportazione di dati personali al di fuori dell’UE e obbliga tutti i Titolari del trattamento dei dati (anche con sede legale fuori dall’Unione Europea) che trattano dati di residenti nell’unione europea ad osservare ed adempiere agli obblighi previsti. Gli obiettivi principali della Commissione europea nel GDPR sono quelli di restituire ai cittadini il controllo dei propri dati personali e di semplificare il contesto normativo che riguarda gli affari internazionali unificando e rendendo omogenea la normativa privacy dentro l’UE. Dal 25 maggio 2018, il GDPR andrà a sostituire la direttiva sulla protezione dei dati (ufficialmente Direttiva 95/46/EC) istituita nel 1995, abrogherà le norme del Codice per la protezione dei dati personali (dlgs.n. 196/2003) che risulteranno con esso incompatibili. Ciò potrà generare confusione per alcuni ma si attende una normativa italiana “di raccordo” che metta ordine e inserisca le norme del Codice privacy non incompatibili all’interno dell’impianto normativo del Regolamento. Tramite un’altra Direttiva collegata, la UE 2016/680, in aggiunta a questo nuovo regolamento, sarà applicata una disciplina speciale e in parte derogatrice per i trattamenti dei dati da parte dell’Autorità Giudiziaria e di tutte le forze di polizia; in ragione della caratteristica dell’istituto della direttiva europea tali trattamenti dei dati (Autorità Giudiziaria e forze di polizia) continueranno ad essere differenti da Stato a Stato ed oggetto di una legislazione separata nazionale.

Il regolamento è stato adottato il 27 aprile 2016. Verrà applicato a partire dal 25 maggio 2018 dopo un periodo di transizione di due anni e, a differenza di una Direttiva, non richiede alcuna forma di legislazione applicativa da parte degli stati membri.

Scopo

Il regolamento si applica ai dati dei residenti nell’Unione Europea. Inoltre, a differenza dell’attuale direttiva, il regolamento si applica anche a imprese ed enti, organizzazioni in generale, con sede legale fuori dall’UE che trattano dati personali di residenti nell’Unione Europea. Ciò anche a prescindere dal luogo o dai luoghi ove sono collocati i sistemi di archiviazione (storage) e di elaborazione (server). Il regolamento non riguarda la gestione di dati personali per attività di sicurezza nazionale o di ordine pubblico (“le autorità competenti per gli scopi di prevenzione, indagine, individuazione e persecuzione di reati penali o esecuzione di provvedimenti penali”). Secondo la Commissione Europea “i dati personali sono qualunque informazione relativa a un individuo, collegata alla sua vita sia privata, sia professionale o pubblica. Può riguardare qualunque dato personale: nomi, foto, indirizzi email, dettagli bancari, interventi su siti web di social network, informazioni mediche o indirizzi IP di computer.” Il regolamento disciplina solo il trattamento di dati personali delle persone fisiche.

Responsabilità

Il principio di responsabilità legato al trattamento dei dati personali resta ancorato (come nel Codice per la protezione dei dati personali) ad un concetto di responsabilità per esercizio di attività pericolosa con una valutazione ex ante in concreto ed una sostanziale inversione dell’onere della prova. Per non rispondere del danno commesso derivante dal trattamento dei dati personali occorre sostanzialmente provare di aver fatto tutto il possibile per evitarlo. Il Regolamento aggancia e sviluppa questo tipo di responsabilità verso il concetto di Accountability (art. 5 co. 2). Occorre osservare i principi applicabili al trattamento dei dati personali di cui all’articolo 5 adempiendo alle relative obbligazioni ed essere in grado di comprovarlo.

Obblighi

I requisiti per le informative agli interessati rimangono e in parte sono ampliati. Essi devono includere il tempo di mantenimento dei dati personali e occorre fornire i contatti di chi controlla i dati e del funzionario preposto alla protezione dei dati.

Sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati raccolti è garantita dal titolare del trattamento e dal responsabile del trattamento chiamati a mettere in atto misure tecniche e organizzative idonee per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. A tal fine il titolare e il responsabile del trattamento garantiscono che chiunque acceda ai dati raccolti lo faccia nel rispetto dei poteri da loro conferiti e dopo essere stato appositamente istruito, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri (Articolo 32). A garanzia dell’interessato il Regolamento UE 2016/679 regolamenta anche il caso di trasferimento dei dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale (Articolo 44 e ss) e prevede che l’interessato venga prontamente informato in presenza di una violazione che metta a rischio i suoi diritti e le sue libertà (Articolo 33).

Responsabile per la protezione dei dati (cd DPO, Data protection officer)

L’insieme di competenze richieste si estende al di là della comprensione dell’osservanza legale di leggi e regolamenti sulla protezione dei dati e comporterà una grande preparazione e professionalità. Il monitoraggio dei Data protection office sarà onere del regolatore e non del consiglio di amministrazione dell’organizzazione che assume il funzionario. La nomina di un responsabile per la protezione dei dati all’interno di una grande organizzazione rappresenterà una sfida sia per il consiglio di amministrazione, sia per lo stesso responsabile. Considerati lo scopo e la natura della nomina, sono in gioco una miriade di questioni legate alla governance e a fattori umani che le organizzazioni e le aziende dovranno affrontare. Inoltre, chi detiene l’incarico dovrà creare un proprio team di supporto e sarà anche responsabile del proprio sviluppo professionale continuativo, dal momento che, come “mini-regolatore” ad ogni effetto, dovrà essere indipendente.

Violazione dei dati (cd Data Breach) art. 33 e art. 34

Il titolare del trattamento dei dati avrà l’obbligo legale di rendere note le fughe di dati all’autorità nazionale e di comunicarle entro 72 ore da quando ne è venuto a conoscenza. I resoconti delle fughe di dati non sono soggetti ad alcuno standard “de minimis” e debbono essere riferite all’autorità sovrintendente non appena se ne viene a conoscenza e comunque entro 72 ore. In alcune situazioni le persone di cui sono stati sottratti i dati dovranno essere avvertite

Sanzioni

Possono essere comminate le seguenti sanzioni:

  • un’ammonizione scritta in casi di una prima mancata osservanza non intenzionale.
  • accertamenti regolari e periodici sulla protezione dei dati
  • una multa fino a 10 milioni di euro, o fino al 2% del volume d’affari globale registrato nell’anno precedente nei casi previsti dall’Articolo 83, Paragrafo 4 o fino a 20 milioni di euro o fino al 4% del volume d’affari nei casi previsti dai Paragrafi 5 e 6.

Abbiamo la soluzione per poterVi farvi essere in regola e aderenti alla normativa.

Contattateci a 02.425905 a info@assitech.net