Il DPO in Italia e in Europa, figura strategica nel GDPR

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Con l’avvento del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) nel 2018, la figura del Data Protection Officer (DPO) ha assunto un ruolo di fondamentale importanza sia a livello nazionale che internazionale. Il regolamento ha introdotto una serie di nuove normative volte a garantire la privacy e la sicurezza dei dati personali dei cittadini europei, ponendo l’accento sulla responsabilità delle organizzazioni nel trattamento dei dati personali. In questo contesto, il DPO è emerso come una figura chiave per assicurare la conformità alle disposizioni del GDPR.

Ruolo del DPO nel GDPR

Noto anche come Responsabile della Protezione dei Dati (RPD), il DPO garantisce la tutela e la gestione appropriata delle informazioni personali. Il suo ruolo è quello di affiancare il titolare, gli addetti e i responsabili del trattamento, assicurando che la raccolta e la gestione dei dati avvengano in conformità con i principi e le direttive europee.

Professionista esperto nella protezione dei dati, si occupa di valutarne e organizzarne la gestione all’interno di imprese, enti o associazioni. La sua missione è quella di garantire che i dati siano trattati in modo legale e pertinente, rispettando le normative del paese in cui opera. Date le modalità prevalenti di acquisizione e gestione digitale dei dati, il Responsabile della Protezione dei Dati deve possedere competenze sia legali che informatiche.

Agisce infatti come consulente tecnico e legale con poteri esecutivi, contribuendo alla progettazione, verifica e mantenimento di un sistema organizzato di gestione dei dati personali. Collabora con i sistemi aziendali per implementare delle misure di sicurezza atte a proteggere i dati da rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o trattamento non consentito. La sua funzione non si limita solo alla consulenza, ma include anche il ruolo di mediatore tra l’organizzazione e le autorità competenti.

Le mansioni principali del DPO

In conformità con l’articolo 39 del GDPR, il DPO ha tre principali compiti: informare, sorvegliare e cooperare. Quando viene designato come “responsabile della protezione dei dati”, deve rapportarsi direttamente alla dirigenza e rispondere gerarchicamente ad essa. Il titolare e il responsabile del trattamento devono sostenere il DPO, fornendo tutte le risorse necessarie, come finanziamenti, personale e attrezzature.

L’organigramma aziendale può prevedere la presenza di uno o più responsabili della protezione dei dati, specialmente nelle grandi aziende e multinazionali. Questa struttura consente di affrontare le complessità legate alla gestione dei dati personali in contesti estesi.

L’articolo 39 del GDPR dettaglia ulteriormente i compiti del DPO. Tra questi l’informazione e il consiglio al titolare del trattamento, la sorveglianza dell’osservanza delle leggi europee sulla protezione dei dati e l’agire da punto di contatto con l’autorità di controllo per questioni legate al trattamento dei dati personali. Inoltre, deve seguire corsi di aggiornamento specializzati e operare in modo indipendente, evitando conflitti di interessi e mantenendo segretezza e riservatezza nell’adempimento dei suoi compiti.

Il contesto italiano e l’adozione del GDPR

In Italia, l’adozione del GDPR ha avuto un impatto significativo sulle pratiche aziendali e sul modo in cui le organizzazioni gestiscono i dati personali. Il DPO ha svolto un ruolo fondamentale nell’assistere le imprese italiane nell’adeguarsi alle nuove normative e nell’implementare politiche e procedure per garantire la conformità. Data la complessità delle disposizioni del GDPR e le potenziali sanzioni pecuniarie per la non conformità, molte aziende italiane hanno scelto di investire in risorse qualificate per ricoprire il ruolo di DPO. Le organizzazioni che non si conformano ai requisiti previsti dagli articoli da 37 a 39 del GDPR possono infatti ricevere multe fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato di gruppo.

DPO interno o esterno?

La scelta tra un DPO interno ed esterno è un tema che merita attenzione, soprattutto considerando quanto emerso negli ultimi anni a livello operativo. Nominare un DPO interno offre il vantaggio di una migliore comprensione del contesto aziendale, che può favorire una gestione più efficace dei compiti. A lungo termine, mantenere un DPO interno non comporta inoltre i costi continui associati alla consulenza esterna.

In caso di violazioni dei dati o altre emergenze, un DPO interno interviene tempestivamente e coordina le risposte necessarie all’interno dell’organizzazione senza dover dipendere da risorse esterne.

D’altro canto, affidare i compiti strategici del DPO a un consulente esterno garantisce solitamente maggiore indipendenza. Tuttavia, è richiesta una conoscenza approfondita dell’organizzazione, raggiungibile attraverso un costante coordinamento con le figure chiave dell’azienda.

Va anche considerata l’espansione del ruolo del DPO in relazione alle nuove sfide legate all’utilizzo, alla protezione e alla valorizzazione dei dati, specialmente in considerazione dell’impatto e della diffusione dell’Intelligenza Artificiale in tutti i settori. L’Unione Europea ha avviato un ambizioso programma di innovazione legislativa nel campo tecnologico. Si propone infatti di affermare la propria leadership mondiale nella regolamentazione del digitale e dell’IA, seguendo il successo del GDPR.

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Articolo realizzato in collaborazione con Orbyta People

GDPR e aziende: cosa fare per essere compliant

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La tua azienda è compliant al GDPR? Ecco cosa fare per essere conformi ed evitare pesanti sanzioni.

Il Regolamento UE 679/2016, noto come GDPR (General Data Protection Regulation), è entrato in vigore in tutta l’Unione Europea il 25 maggio 2018. Questo nuovo Regolamento ha apportato sostanziali modifiche alla disciplina del trattamento e della libera circolazione dei dati personali.

Dopo la sua introduzione, enti, aziende e organizzazioni che trattano i dati personali delle persone residenti nell’Unione Europea sono stati chiamati a tutelare la privacy in modo più stringente e regolato.

Chiunque non sia compliant al GPDR rischia sanzioni pecuniarie fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale annuale, se superiore.

Proprio per questo non bisogna sottovalutare o trascurare l’adeguamento al GDPR, soprattutto dopo il ricorso massivo allo smart working da parte delle aziende.

È quindi importante capire come il regolamento si applichi alla tutela della privacy nel lavoro da remoto, considerando anche i rischi per la sicurezza informatica. 

Le novità introdotte dal GDPR

Gli aspetti più importanti di questo regolamento definiscono in modo più puntuale e specifico l’area dei diritti e dei doveri sia delle organizzazioni interessate che degli utenti.

Responsabilizzazione delle aziende

Il titolare del trattamento deve assicurare il rispetto dei principi del GDPR, mediante comportamenti dimostrabili. Non deve quindi solamente strutturare la propria organizzazione in modo da garantire un livello di sicurezza adeguato sul piano normativo, ma anche giustificare le scelte compiute.

Nuovi diritti

Agli interessati del trattamento vengono riconosciuti diversi diritti, quali:

  • portabilità dei dati. L’utente può ottenere dal titolare del trattamento i dati personali che lo riguardano e trasmetterli ad un altro titolare del trattamento, come ad esempio un’altra azienda
  • diritto alla cancellazione (o all’oblio)
  • possibilità di proporre reclami all’autorità di controllo.

Maggiore importanza alla privacy

Il GDPR prevede l’implementazione di misure atte a proteggere i dati personali fin dalla fase di progettazione (by design) di un servizio, di un prodotto o di un processo. In questo modo, le regole e i principi di protezione dei dati vengono inseriti già nel momento della sua creazione.

La protezione per impostazione predefinita (privacy by default), invece, implica l’attuazione di interventi finalizzati a garantire soltanto il trattamento di quei dati personali necessari per la specifica finalità perseguita.

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Un’innovazione fondamentale del nuovo GDPR riguarda la designazione di un DPO (Data Protection Officer). Le sue funzioni vanno dalla promozione della cultura della tutela dei dati personali alla sorveglianza dell’applicazione del GDPR, fino alla gestione dei rapporti con l’Autorità Garante.

Il DPO rappresenta una sorta di controllore, il cui compito è verificare la corretta applicazione del GDPR. 

Questa figura è obbligatoria nella PA e negli enti pubblici, ad eccezione delle autorità giudiziarie, nelle aziende con più di 250 dipendenti o che trattano dati sensibili e su larga scala.

Registro di trattamento

Le organizzazioni con più di 250 dipendenti o che effettuano trattamenti a rischio, sono inoltre obbligate a tenere un registro delle operazioni di trattamento.

Notifica tempestiva di violazione

È introdotto l’obbligo di comunicazione all’autorità di controllo delle violazioni dei dati personali entro 72 h dal momento in cui il titolare ne ha avuto conoscenza.

In caso di data breach (ovvero di un incidente che abbia esposto informazioni personali o confidenziali) il titolare del trattamento deve poter dimostrare al giudice di aver assunto preventivamente tutte le precauzioni del caso.

Codici di condotta

Il GDPR fornisce alcuni utili strumenti per aiutare le aziende ad essere compliant e attestare l’adeguatezza delle misure di sicurezza adottate.

Le sanzioni previste

Per chi non dovesse rispettare il GDPR, sono previste pesanti sanzioni. L’importo, da valutare in funzione di numerosi elementi, può infatti toccare anche la cifra di:

  • 10 milioni di euro, fino al 2% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente, per violazioni minori
  • 20 milioni di euro, fino al 4% del fatturato mondiale totale annuo dell’esercizio precedente, per violazioni legate al rispetto dei diritti fondamentali.

Oltre a questo, i singoli Stati possono definire ulteriori sanzioni. Le autorità di controllo mantengono invece poteri di ammonimento, revoca di certificazioni, ingiunzioni e limitazione o divieto di trattamento, con inevitabili ripercussioni sul servizio erogato.

Come essere compliant al GDPR

A fronte di questa normativa, le aziende sono obbligate a introdurre una serie di misure, soprattutto per non incorrere nelle sanzioni previste dal nuovo regolamento.

Protezione dei dati

Le aziende devono saper dimostrare in modo documentato di aver fatto tutto ciò che è nelle loro possibilità per proteggere i dati personali acquisiti. Sono inoltre chiamate a preservare i dati personali dalla perdita o dalla modifica fortuita o illecita, dalla distruzione e dalle divulgazioni o dagli accessi non autorizzati.

Per questo è importante monitorare regolarmente il sistema delle protezioni, in modo da individuare eventuali violazioni (interne o esterne) ed effettuare tempestive comunicazioni alle autorità e ai soggetti interessati.

Utilizzo dei dati

Tutte le organizzazioni devono utilizzare i dati personali in modo lecito, corretto e trasparente, dimostrando altresì di aver ricevuto un consenso esplicito per tutti i trattamenti effettuati.

È anche necessario disporre di misure di data governance che includano la continua valutazione del rischio e la predisposizione di documentazione dettagliata.

Conoscenza dei dati

L’azienda deve avere infine una chiara conoscenza di: quali siano i trattamenti effettuati e le categorie di dati gestiti, come vengono trattati e protetti i dati personali, dove siano localizzati e chi è autorizzato a trattarli.

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